Vedtægter (de gamle indtil januar 2007)

Vedtægter for Foreningen
Ravnsholt /Reopos

Holbæk Middelalder-, Live- og Rollepilsforening.

§ 1 – Formål

Stk. 1: Foreningen beskæftiger sig med middelalderformidling, liverollespil, rollespil, figurbrætspil, brætspil og relaterede emner.

Stk. 2: Det er foreningens ambition, at foreningens aktivitetsområder skal benytte sig af hinandens faglige og kunstneriske kompetencer til et optimalt udbytte af foreningens arbejde.

Stk. 3: Ambitionerne er at formidle middelalderen, såvel den historiske karakter, såvel som det rent håndværksmæssige, til den yngre såvel som den lidt ældre generation, på en sådan måde at historien bliver vedkommende og får relevans for vores samtid. Formidlingen skal bl.a. ske ved at benytte sig af liverollespillets særlige kompetence til at formidle den gode historie, for på denne måde at virkeliggøre fortiden.

Stk. 4: Ambitionerne er at skabe et godt liverollespils miljø, for på denne måde at fortælle den gode historie. Foreningen ønsker at opstille rammerne for at øge fortællebevidstheden, og styrke den praktisk-musiske dimension hos den voksne og voksende generation. Universet for liverollespil placeres indenfor middelalderens rammer.

Stk. 5: Ambitionerne er at udbrede kendskabet til rollespil gennem arrangementer, som henvender sig til alle aldergrupper. Arrangementerne kan dels være egne og dels være en del af andres arrangementer.

Stk 6: Ambitionerne er at yderligere styrke miljøet omkring figurbrætspil og brætspil gennem deltagelse i etablerede turneringer og ved at afholde turneringer selv.
Stk. 7: Det er foreningens ambition at forholde sig åbent med henblik på en senere udvidelse af foreningens interesseområder, for derigennem at gøre formidlingen mere nuanceret.

§ 2 – Arbejdsforhold

Stk. 1: Foreningen er en uafhængig og selvstændig forening der er hjemmehørende i Holbæk Kommune.

Stk. 2: Det er foreningens ønske at den kan indgå i arrangementer i samarbejde med andre kommunale og ikke-kommunale foreninger og institutioner, såfremt foreningen, eller disse, kan tilbyde faglige eller materielle kompetencer der er med til at højne kvaliteten i disse arrangementer.

Stk. 3: Alle i foreningen arbejder ulønnet.

Stk. 4: I forbindelse med foreningens arrangementer, hvor der hentes faglig kompetence udefra, honoreres disse efter gældende regler. I de tilfælde hvor et medlem af foreningen bistår foreningen med særlig viden f.eks. foredrag eller undervisning, kan der af bestyrelsen gives dispensation til, at der udbetales honorar.

§ 3 – Bestyrelsen

Stk. 1: Foreningens drift varetages af en bestyrelse der vælges på 5 pladser:

  • 2 Voksne – disse skal være fyldt 18 år.
  • 1 Arrangementsrepræsentant – repræsentant for foreningens faste arrangementer.
  • 1 Junior-repræsentant – må ved regnskabsårets begyndelse ikke være fyldt 16 år.
  • 1 Senior-repræsentant – skal ved regnskabsårets begyndelse være fyldt 16 år. Valget til pladserne i bestyrelsen foregår en ad gangen i ovennævnte rækkefølge – således er det muligt for det enkelte medlem at stille op til flere pladser, men kun at blive valgt til en.

    Stk. 1b: Som suppleanter til bestyrelsen vælges 2 personer. Den første der vælges skal være fyldt 18 år, den anden behøver ikke at være fyldt 18 år. Suppleanterne er sideordnede, og i tilfælde af at et bestyrelses-medlem træder ud, vælger den tilbageværende bestyrelse hvem af dem der træder ind på den ledige plads.
    Suppleanterne bør deltage i bestyrelsesmøderne, men har ikke stemmeret til disse.

    Stk. 1c: De 2 Voksne i bestyrelsen kan eventuelt være medlemmers forældre. Dog kan en forælder ikke sidde i bestyrelsen samtidig vedkommendes barn, hvis barnet ikke er fyldt 18 år og personligt myndig.

    Stk. 1d: De poster der skal være besat i bestyrelsen er som følger: Formand, Næstformand, Kasserer og Sekretær. Generalforsamlingen vælger bestyrelsesmedlemmerne ind på posterne i ovennævnte rækkefølge. Formand og kasserer skal være fyldt 18 år og være personligt myndig.

    Stk. 2: Pladserne i bestyrelsen bestrides af de 2 Voksne i en 2-årig periode, således at de vælges med et års mellemrum. De tre øvrige pladser bestrides for et år ad gangen.

    Stk. 3: Alle medlemmer af foreningen kan stille op til valg til bestyrelsen. Til de to Voksne pladser kan medlemmers forældre desuden stille op.

    Stk. 4: Alle medlemmer kan afgive deres stemme ved valg til bestyrelsen.

    Stk. 5: Valg til bestyrelsen finder sted på den årlige generalforsamling. Dette vil ske ved håndsoprækning blandt de fremmødte medlemmer, hvor flertallet afgør hvilken af kandidaterne der indvælges i bestyrelsen. Såfremt nogle ønsker det kan der foretages hemmelig afstemning. Hvis der er et lige antal stemmer på en kandidat er formandens stemme udslagsgivende.

    Stk. 6: Såfremt formand eller kasserer i utide træder tilbage indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling, hvor der er valg til den ledige post, for resten af den nominerede tid.

    Stk. 7: Alle generalforsamlinger, ordinære såvel som uordinære indvarsles med min. 14 dage.

    Stk. 8: Et flertal af medlemmer af foreningen kan stille et mistillidsvotum til ethvert bestyrelsesmedlem eller den samlede bestyrelse. Mistillidsvotumet afleveres skriftligt til formanden og den/de der er stillet mistillidsvotum til. Der afholdes ekstraordinær generalforsamling max. 3 uger efter afleveringen.

    Stk. 9: Ved hver ordinær generalforsamling vælges desuden, udenfor bestyrelsen, 2 revisorer. Disse skal gennem året skal efterse foreningens regnskab og ved næste generalforsamling godkende foreningens årsregnskab.

    § 4 – Medlemskab

    Stk. 1: Enhver kan opnå personligt medlemskab af foreningen såfremt denne er bekendt med foreningens vedtægter og betaler sit kontingent.

    Stk. 2: Medlemskontingentet opkræves af kassereren en gang årligt efter følgende satser:

    10 – 25 år 200 kr. årligt
    over 25 år 300 kr. årligt

    Børn under 10 år er gratis ifølge med medlemskab for myndigt medlem, men har ikke opstillings- eller stemmeret.

    Stk. 3: Som personligt medlem af foreningen opnår man mulighed for at opstille til bestyrelsen samt stemmeret på generalforsamlingen.
    Personlige medlemmer af foreningen kan indtræde i bestyrelsens udvalg eller i arrangementskomiteer. Desuden kan forældre til medlemmer indtræde på visse pladser i bestyrelsen.
    Desuden opnås der rabat på visse af foreningens arrangementer.

    Stk. 3b: Medlemmer som sidder i foreningens bestyrelse behøver ikke betale kontingent.

    Stk. 4: Bestyrelsen kan til enhver tid ophæve et personligt medlemskab samt udelukke medlemmet i en fastsat periode, hvori der ikke kan opnås medlemskab. Ovenstående kan finde sted såfremt et medlem har overtrådt vedtægterne, bevidst modarbejdet foreningen eller forbrudt sig imod foreningens midler eller materialer.

    Stk. 5: Enhver privatperson, institution eller virksomhed, som ønsker at støtte foreningens gode initiativer, kan opnå støttemedlemskab af foreningen, såfremt privatpersonen eller institutionens eller virksomhedens ledelse er bekendt med foreningens vedtægter og betaler sit kontingent.

    Stk. 6: Støttemedlemskabet opkræves af kassereren en gang årligt efter følgende satser :

    privatperson 200 kr. årligt
    1 – 10 medarbejdere 250 kr. årligt
    11 – 50 medarbejdere 500 kr. årligt
    51 – 100 medarbejdere 1000 kr. årligt
    over 100 medarbejdere 2000 kr. årligt

    Stk. 7: Som støttemedlem af foreningen opnår institutionen eller virksomhedens medarbejdere mulighed for at indtræde i foreningens udvalg eller arrangementskomiteer.
    Støttemedlemmerne opnår ikke mulighed for at opstille til bestyrelsen eller stemmeret ved generalforsamlinger, medmindre de også er personlige medlemmer.
    Støttemedlemmerne orienteres om foreningens arrangementer via et nyhedsbrev. Desuden opnås rabat på visse af foreningens arrangementer dog ikke i helt samme grad som personlige medlemmer.

    Stk. 8: Bestyrelsen kan til enhver tid ophæve et støttemedlemskab samt udelukke støttemedlemmet i en fastsat periode, hvori der ikke kan opnås medlemskab. Ovenstående kan finde sted såfremt et støttemedlem har overtrådt vedtægterne, bevidst modarbejdet foreningen, misbrugt foreningens navn eller forbrudt sig imod foreningens midler eller materialer.

    Stk. 9: Betales kontingentet ikke rettidigt udsendes en påmindelse. Såfremt man ikke svarer på påmindelsen, enten ved betaling af kontingent, skriftligt eller pr. tlf, senest 14 dage senere, betragtes man som udmeldt.

    § 5 – Arbejdsgangen i Bestyrelsen

    Stk. 1: Bestyrelsen er ansvarlig for, at den efter bedste evne lever op til de ambitioner og visioner der er beskrevet i formålsparagraffen (se § 1), samt udarbejdet i bestyrelsen eller komiteer tilknyttet arrangementer (se § 6).

    Stk. 2: Det juridiske ansvar for hele foreningens virke påligger formanden. Formand og kasserer er juridisk ansvarlige for regnskabet.

    Stk. 3: Det bestræbes at beslutninger der træffes i bestyrelsen hviler på enstemmighed. I tilfælde hvor der ikke er enighed afgøres det ved stemmeafgivning hvor flertallet er afgørende. Er der et lige antal bestyrelsesmedlemmer er formandens stemme udslagsgivende, og ved stemmelighed ligeledes.

    Stk. 4: Bestyrelsen kan i vigtige beslutninger vælge at lave er urafstemning blandt medlemmerne.

    Stk. 5: Det påligger bestyrelsen at informere medlemmerne om bestyrelsesarbejdet.

    Stk. 5b: Det påligger arrangementskomitéerne at informere medlemmerne og deres arrangementer.

    § 6 – Opgaver i bestyrelsen

    Stk. 1: Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige drift af foreningen, samt for at hjælpe arrangementskomitéerne med at lave arrangementer efter foreningens formålsparagraf.

    Stk. 2: Formanden er ansvarlig for at der afholdes regelmæssige bestyrelsesmøder.

    Stk. 3: Bestyrelsen kan vælge at nedsætte udvalg der direkte knytter sig til foreningens daglige drift f.eks. et sponsorudvalg til legat og fondsøgningen.
    Udvalgene fungere under bestyrelsens ansvar, og der vælges en repræsentant for udvalget der kan deltage i bestyrelsesmøderne efter bestyrelsens eller eget ønske.

    Stk. 4: Ethvert bestyrelsesmedlem kan stille mistillidsvotum til et bestyrelsesmedlem uden først at rådspørge medlemmerne – formanden skal dog informeres. Der afholdes ekstraordinær generalforsamling max. 3 uger efter.

    § 7 – Arrangementskomitéer

    Stk. 1: Der nedsættes i forbindelse med arrangementer komitéer (også kaldet arrangørgrupper) der varetager selve planlægningen og afholdelsen af arrangementerne.

    Stk. 2: Komitéerne er underlagt bestyrelsen og rammerne for arrangementet samt et evt. budget skal godkendes af bestyrelsen.

    Stk. 3: Komitéernes arbejdsgang bestemmes af komitéerne selv, der skal dog være en hovedansvarlig, der er forbindelsesleddet til bestyrelsen. Hvert personligt medlem kan kun være hovedansvarlig for eet arrangement ad gangen.

    Stk. 3b: Hvis der under komitéens arbejdsområde er et selvstændigt budget skal der ligeledes være en økonomisk ansvarlig, der er forbindelsesled til bestyrelsen.

    Stk. 4: Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde de ansvarlige komitémedlemmer til bestyrelsesmøde. Komitéerne kan ligeledes via formanden indkalde bestyrelsen.

    Stk. 5: Bestyrelsen kan indkalde medlemmer af komitéen til bestyrelsesmøde såfremt deres viden er nødvendig for bestyrelsens videre arbejde, enten med foreningen som helhed eller det enkelte arrangements afvikling.

    Stk. 6: Medlemmer af bestyrelsen kan indtræde i komiteerne i det omfang at det ikke forhindrer bestyrelsesarbejdet eller er til hinder for en fornuftig dialog mellem komite og bestyrelse.

    § 8 – Økonomi

    Stk. 1: Foreningen er en økonomisk uafhængig forening.

    Stk. 2: Foreningens omkostninger søges i vid udstrækning dækket via legater og sponsorater.

    Stk. 3: Der udarbejdes i bestyrelsen et budget for hvert regnskabsår. Et regnskabsår strækker sig mellem to ordinære generalforsamlinger og afsluttes pr 31/12. Regnskabet fremlægges til hver generalforsamling.

    Stk. 4: Medlemskontingentet skal som udgangspunkt dække udgifter der er direkte knyttet til medlemmerne.

    Stk. 5: For større arrangementer laves der selvstændige budgetter der indgår i foreningens årsregnskab. Et hvert arrangement bør, i sit budget, sigte efter at give overskud.

    Stk. 6: I forbindelse med foreningens arrangementer vil der optræde brugerbetaling. Såfremt der finder en indtægt sted ved afholdelsen af et arrangement, tilfalder hele indtægten foreningen. Dette er også tilfældet hvor der er tale om overskud på et af foreningens arrangementer.

    Stk. 7: Foreningen dækker underskud for arrangementer der er godkendt af bestyrelsen.

    Stk. 8: Det er bestyrelsens pligt at tilgodese alle foreningens interessegrupper vedrørende økonomien.

    Stk. 9: Tegningsret for foreningen har formanden og kassereren.

    § 9

    Stk. 1: (Fjernet)

    Stk. 2: I det tilfælde at foreningen helt opløses, tilfalder midler og materialer andre foreninger eller institutioner i kommunen. Fordelingen besluttes af en afsluttende generalforsamling.

    § 10 – Generalforsamlinger

    Stk. 1: Ordinær generalforsamling afholdes 1 gang årligt i januar måned.

    Stk. 2: Den siddende bestyrelse indkalder til generalforsamlingen med mindst 21 dages varsel, og heri angives dagsorden der minimum skal omfatte følgende punkter:

    1. Valg af dirigent og referent.
    2. Godkendelse af dagsordenen.
    3. Formandsberetningen.
    4. Regnskabet fremlægges.
    5. Evt. vedtægtsændringer herunder evt. kontingentændringer.
    6. Valg til bestyrelsen.
    7. Valg af revisorer.
    8. Valg af delegerede til LLRs generalforsamling.
    9. Evt.

    Formandsberetningen, årets regnskab og forslag til vedtægtsændringer offentliggøres på foreningens webside. Hvis det er muligt, så udsendes de sammen med indkaldelsen.

    Stk. 3: Vedtægtsændringer kan fremsættes af alle medlemmer (også bestyrelsen). Disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Vedtægtændringer kan vedtages af generalforsamlingen ved almindeligt flertal. Indkomne forslag offentliggøres på foreningens webside.

    Stk 3b: Forslag til dagsordenen kan stilles af alle medlemmer (også bestyrelsen). Disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Ændringer i dagsordenen offentliggøres på foreningens webside.

    Stk. 4: Ved indkaldelsen til ekstraordinær generalforsamling varsler bestyrelsen med 14 dage før. I varslingen skal indgå begrundelsen for indkaldelsen, samt dagsorden for mødet, der minimum skal indeholde følgende punkter:

    1. Valg af dirigent og referent.
    2. Godkendelse af dagsordenen.
    3. Begrundelse for indkaldelsen.
    4. Evt.

    Stk. 5: Ved enhver generalforsamling har kun fremmødte medlemmer stemmeret. Det er ikke muligt at lade andre stemme for sig.

    Stk. 6: Ved enhver generalforsamling er det muligt for medlemmer at opstille til poster uden at være tilstede. Dette gøres ved at fremsende en skriftlig tilladelse til formanden senest 14 dage inden generalforsamlingen. Så opstiller bestyrelsen vedkommende.

    Stine Jordemann Svensmark, 13-9-1999
    Pierre Husted, 31-1-2000, 28-8-2000, 25-11-2001, 29-08-2002, 24-01-2004, 06-02-2005, 08-02-2006

    Vedtægter for foreningen vedtaget på stiftende general forsamling d. 12. september 1999
    §4 ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 30 januar 2000
    § 3 & 4 ændret på ordinær generalforsamling d. 27. august 2000
    § 8 & 10 ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 25. november 2001
    §1, 4, 5, 9 og 10 ændret på ordinær generalforsamling d. 29. august 2002
    §3, 4, 5, 6, 7, 8 ændret på ordinær generalforsamling d. 24. januar 2004
    §10 ændret på ordinær generalforsamling d. 15. januar 2005
    §3, 4, 8, 10 ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 22. oktober 2005