Vedtægter

Vedtægter for

Ravnsholt/Reopos

§1 Navn og hjemsted

  • Stk. 1: Foreningens navn er Ravnsholt/Reopos. I daglig tale Reopos eller R/R.
  • Stk. 2: Foreningens hjemsted er Holbæk kommune

§2 Formål

  • Stk. 1: Foreningens formål er at styrke miljøet omkring alle slags rollespil, bræt-, kort- og figurspil. Formålet nås ved at afholde arrangementer og deltage i andres arrangementer. Arrangementerne kan være sociale, konkurrenceprægede og/eller formidlende.

§3 Arbejdsforhold

  • Stk. 1: Alle i foreningen arbejder ulønnet.
  • Stk. 2: I forbindelse med foreningens arrangementer, hvor der hentes faglig kompetence udefra, honoreres disse efter gældende regler. I de tilfælde hvor et medlem af foreningen bistår foreningen med særlig viden f.eks. foredrag eller undervisning, kan der af bestyrelsen gives dispensation til, at der udbetales honorar.
  • Stk. 3: Foreningen er medlem af DGI Vestsjælland, og undergivet disses love og bestemmelser.
  • Stk. 4: Foreningen er medlem af Landsforeningen Bifrost og undergivet dennes retningslinier og bestemmelser.
  • Stk. 5: Bestyrelsen kan vælge at nedsætte udvalg der direkte knytter sig til foreningens daglige drift f.eks. et sponsorudvalg til legat og fondsøgningen.
    Udvalgene fungerer under bestyrelsens ansvar, og der vælges en repræsentant for udvalget der kan deltage i bestyrelsesmøderne efter bestyrelsens eller eget ønske.
  • Stk. 6: Der nedsættes i forbindelse med arrangementer arrangørgrupper der varetager selve planlægningen og afholdelsen af arrangementerne.
  • Stk. 7: Arrangørgrupperne er underlagt bestyrelsen og rammerne for arrangementet samt et evt. budget skal godkendes af bestyrelsen.
  • Stk. 8: Arrangørgruppernes arbejdsgang bestemmes af dem selv, der skal dog være en hovedansvarlig, der er forbindelsesleddet til bestyrelsen.
    Den hovedansvarlige skal enten deltage i bestyrelsesmøderne eller skriftligt aflevere status-rapport til hvert bestyrelsesmøde.
  • Stk. 9: Hvis der under arrangørgruppens arbejdsområde er et selvstændigt budget skal der ligeledes være en økonomisk ansvarlig.
  • Stk. 10: Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde de ansvarlige arrangørgruppemedlemmer til bestyrelsesmøde. Arrangørgrupperne kan ligeledes via formanden for gruppen indkalde bestyrelsen.
  • Stk. 11: Medlemmer af bestyrelsen kan indtræde i arrangørgrupper i det omfang at det ikke forhindrer bestyrelsesarbejdet eller er til hinder for en fornuftig dialog mellem arrangørgruppe og bestyrelse.
  • Stk. 12: Det påligger arrangørgrupperne at informere medlemmerne om deres arrangementer.

§4 Bestyrelsen

  • Stk. 1: Foreningens drift varetages af en bestyrelse der vælges på 5 pladser:
    • Formand
    • Næstformand
    • Kasserer
    • Sekretær
    • Menigt bestyrelsesmedlem

    Valget til pladserne i bestyrelsen foregår en ad gangen i ovennævnte rækkefølge – således er det muligt for det enkelte medlem at stille op til flere pladser, men kun at blive valgt til en.

  • Stk. 1b: Formand og Kasserer bestrides i en 2-årig periode, således at formandsposten er på valg i lige år og kasserer-posten er på valg i ulige år. De tre øvrige pladser bestrides for et år ad gangen. Formand og Kasserer skal være fyldt 16 år og ikke være umyndiggjort.
  • Stk. 1c: Hvis der ikke er valgt en Junior-repræsentant ind på enten Næstformand eller Sekretær posten har Junior-repræsentanter førsteret til posten som Menigt bestyrelsesmedlem. Dette betyder at hvis der er et medlem under 16 år, som stiller op, må kun andre medlemmer under 16 år stille op imod vedkommende til denne post.
  • Stk. 1d: Forældre til et medlem i alderen 0-15 år kan stille op til poster på vegne af sit barn. Dog ikke til posten Menigt bestyrelsesmedlem såfremt §4 stk 1c bliver aktuel.
  • Stk. 2: Som suppleanter til bestyrelsen vælges 2 personer. Den første der vælges skal være fyldt 18 år, den anden behøver ikke at være fyldt 18 år. Suppleanterne er sideordnede, og i tilfælde af at et bestyrelsesmedlem i utide træder tilbage, vælger den tilbageværende bestyrelse hvem af dem der træder ind på den ledige plads. Suppleanterne bør deltage i bestyrelsesmøderne, men har ikke stemmeret til disse.
  • Stk. 3: Alle personlige medlemmer af foreningen kan stille op til valg til bestyrelsen.
  • Stk. 4: Valg til bestyrelsen finder sted på den årlige generalforsamling. Dette vil ske ved afstemning blandt de fremmødte medlemmer, hvor flertallet afgør hvilken af kandidaterne, der indvælges i bestyrelsen. Såfremt nogle ønsker det kan der foretages hemmelig afstemning. Hvis der er et lige antal stemmer på en kandidat er formandens stemme udslagsgivende.
  • Stk. 5: Såfremt formand eller kasserer i utide træder tilbage indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling, hvor der er valg til den ledige post, for resten af valgperioden.
  • Stk. 6: Mistillidsvotum til et bestyrelsesmedlem eller hele bestyrelsen kan stilles af et enkelt bestyrelsesmedlem eller et flertal af foreningens medlemmer. Mistillidsvotumet afleveres skriftligt til formanden og den/de der er stillet mistillidsvotum til. Der afholdes ekstraordinær generalforsamling max. 1 måned efter afleveringen.
  • Stk 7: Bestyrelsen er ansvarlig for, at den efter bedste evne lever op til de ambitioner og visioner der er beskrevet i formålsparagraffen.
  • Stk. 8: Det bestræbes at beslutninger der træffes i bestyrelsen hviler på enstemmighed. I tilfælde hvor der ikke er enighed afgøres det ved stemmeafgivning hvor flertallet er afgørende. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
  • Stk. 9: Bestyrelsen kan i vigtige beslutninger vælge at lave en urafstemning blandt medlemmerne.
  • Stk. 10: Det påligger bestyrelsen at informere medlemmerne om bestyrelsesarbejdet.
  • Stk. 11: Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige drift af foreningen, samt for at hjælpe arrangørgrupperne med at lave arrangementer efter foreningens formålsparagraf.
  • Stk. 13: Formanden er ansvarlig for at der afholdes regelmæssige bestyrelsesmøder.

§5 Medlemskab

  • Stk. 1: Enhver kan opnå personligt medlemskab af foreningen såfremt denne er bekendt med foreningens vedtægter og betaler sit kontingent.
  • Stk. 2: Medlemskontingentet opkræves af kassereren en gang årligt.
    Kontingentet udgør 250 kr for medlemmer der er fyldt 16 år, og 125 kr for juniormedlemmer.
    Kontingentet og dermed medlemsskabet er gyldigt fra 1. januar til 31. december. Det er muligt at forudbetale.
    Medlemmer under 10 år har ikke opstillings- eller stemmeret, men deres forældre kan stille op og stemme på deres vegne.
  • Stk. 3: Bestyrelsen kan til enhver tid ophæve et medlemskab samt udelukke medlemmet i en fastsat periode, hvori der ikke kan opnås medlemskab. Ovenstående kan finde sted såfremt et medlem har overtrådt vedtægterne, bevidst modarbejdet foreningen, misbrugt foreningens navn eller forbrudt sig imod foreningens midler eller materialer.Stk. 4b: Omstødningen af en sådan ekskludering, kan kun ske på en generalforsamling, hvor den ekskluderede kan tale sin sag og lade et flertal af medlemmerne bestemme hvorvidt ekskluderingen ophæves eller opretholdes.Stk. 4c: Derfor er det bestyrelsens pligt at informere et ekskluderet medlem om først kommende generalforsamling efter ekskludering.
  • Stk. 5: Betales kontingentet ikke rettidigt udsendes en påmindelse. Såfremt man ikke svarer på påmindelsen, enten ved betaling af kontingent, skriftligt eller pr. tlf, senest 14 dage senere, betragtes man som udmeldt.

§6 Økonomi

  • Stk. 1: Foreningens omkostninger søges i vid udstrækning dækket via legater og sponsorater.
  • Stk. 2: Et regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet fremlægges til hver generalforsamling.
  • Stk. 3: Medlemskontingentet skal som udgangspunkt dække udgifter der er direkte knyttet til medlemmerne.
  • Stk. 4: For større arrangementer laves der selvstændige budgetter der indgår i foreningens årsregnskab. Et hvert arrangement bør, i sit budget, sigte efter at give overskud.
  • Stk. 5: I forbindelse med foreningens arrangementer kan der optræde brugerbetaling.
  • Stk. 6: Foreningen dækker underskud for arrangementer, der er godkendt af bestyrelsen.
  • Stk. 7: Det er bestyrelsens pligt at tilgodese alle foreningens interessegrupper vedrørende økonomien.
  • Stk. 8: Tegningsret for foreningen har formanden sammen med et andet medlem af bestyrelsen, eller kassereren sammen med et andet medlem af bestyrelsen.

§7 Generalforsamlinger

  • Stk. 1: Ordinær generalforsamling afholdes 1 gang årligt i januar eller februar måned.
  • Stk. 2: Den siddende bestyrelse indkalder til generalforsamlingen med mindst 21 dages varsel, og heri angives dagsorden der minimum skal omfatte følgende punkter:
    1. Valg af dirigent og referent.
    2. Godkendelse af dagsordenen.
    3. Formandsberetningen.
    4. Regnskabet fremlægges.
    5. Evt. vedtægtsændringer herunder evt. kontingentændringer.
    6. Valg til bestyrelsen.
    7. Vedtagelse af eventuelle instrukser til bestyrelsen.
    8. Valg af revisorer.
    9. Valg af delegerede til landsforeningens generalforsamling.
    10. Evt.

    Formandsberetningen, årets regnskab og forslag til vedtægtsændringer offentliggøres på foreningens webside. Hvis det er muligt, så udsendes de sammen med indkaldelsen.

  • Stk. 3: Vedtægtsændringer kan fremsættes af alle medlemmer (også bestyrelsen). Disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Vedtægtændringer vedtages af generalforsamlingen ved almindeligt flertal. Indkomne forslag offentliggøres på foreningens webside.
  • Stk 4: Forslag til dagsordenen kan stilles af alle medlemmer (også bestyrelsen). Disse skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Ændringer i dagsordenen offentliggøres på foreningens webside.
  • Stk. 5: Ved indkaldelsen til ekstraordinær generalforsamling varsles14 dage før. I varslingen skal indgå begrundelsen for indkaldelsen, samt dagsorden for mødet, der minimum skal indeholde følgende punkter:
    1. Valg af dirigent og referent.
    2. Godkendelse af dagsordenen.
    3. Begrundelse for indkaldelsen.
    4. Evt.
  • Stk. 6: Ved enhver generalforsamling har kun fremmødte medlemmer stemmeret. Det er ikke muligt at lade andre stemme for sig.
  • Stk. 7: Ved enhver generalforsamling er det muligt for medlemmer at opstille til bestyrelsen uden at være tilstede. Dette gøres ved at fremsende en skriftlig tilladelse til formanden senest 14 dage inden generalforsamlingen. Så opstiller bestyrelsen vedkommende.
  • Stk. 8: Der skal holdes bestyrelsesmøde indenfor 14 dage efter generalforsamlingen er afholdt. Til mødet skal både den gamle bestyrelse fra året før og den nyvalgte bestyrelse deltage, for at overdrage information og udleveret materiel.

§8 Opløsning

  • Stk. 1: For at opløse foreningen skal der indkaldes til en særlig ekstraordinær generalforsamling med kun dette ene punkt på dagsordenen. For at opløsningen er gyldig, skal mindst halvdelen af foreningens stemmeberettigede medlemmer være tilstede og 3/4 af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer skal stemme for opløsningen.
    Er der under halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer tilstede, kan der indkaldes til en ny ekstraordinær generalforsamling, hvor opløsningen kan vedtages af 3/4 af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer – uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede medlemmer.
  • Stk. 2: I det tilfælde foreningen helt opløses, tilfalder midler og materialer enten Landsforeningen Bifrost eller foreninger og/eller institutioner i Holbæk Kommune. Fordelingen besluttes af den afsluttende generalforsamling.

Vedtægterne blev fuldstændigt revideret ved den ordinære generalforsamling i januar 2007. Se den gamle version.
Foreningens navn blev ændret på generalforsamlingen d. 10. januar 2010.
Vedtægterne omkring den ordinære generalforsamling blev ændret på den ekstraordinære generalforsamling d. 5. september 2010.
Flere ændringer ved generalforsamlingen d. 29. oktober 2011.
Arrangementskontingent indført ved generalforsamlingen d. 12. februar 2012.
Mindre ændringer omkring kontingent og medlemskab ved generalforsamlingen d. 13. januar 2013.
Forskellige ændringer bl.a. indført juniorkontingent ved generalforsamlingen d. 18. januar 2014.
Ændringer omkring bl.a. forældres valgret ved generalforsamlingen d. 17. januar 2015.
Alderskrav til formand og kasserer ændret til 16 år ved generalforsamlingen d. 31. januar 2021.