Praksis for udlån/leje af Ravnsholt/Reopos’ udstyr

Den ansvarlige for foreningens lager er:
Pierre Husted Sigvardsen, pierre@r-r.dk, Tlf 2085 9333

Foreningens udstyr opbevares primært på KulturKasernen, Kasernevej 43, 4300 Holbæk.

R/Rs udstyr er primært til brug for foreningens medlemmer når de spiller rollespil. Det er dog også muligt at låne eller leje udstyret til andre formål.

Sørg for at være i god tid – så du og den lager-ansvarlige kan aftale afhentning og aflevering.

Skal du bruge udstyr, så send en mail med en udstyrsliste, dine kontaktoplysninger, hvornår udstyret skal bruges, og hvornår du eventuelt kan afhente og aflevere det. Så vender den lager-ansvarlige tilbage med et bud på en skriftlig aftale.


Lånebetingelser

Hvis udstyret ikke afleveres tilbage til aftalt tid, og man ikke melder afbud, så betales et gebyr.
Gebyret udgør 10% af nyanskaffelsesværdi per dag man afleverer for sent (dog mindst 500,-). Også selv om du har lånt det gratis.

Alle telte og andet udstyr i stof skal tilbageleveres fuldstændigt tørt. Hvis telte er våde eller fugtige når man tager dem ned, så må man sørge for at tørre dem inden de tilbageleveres. Hvis det ikke kan nås inden aftalt tid, så kontaktes lageransvarlig for nyt afleveringstidspunkt.

Viskestykker og lign skal tilbageleveres renvaskede og tørre.

Alt køkkenudstyr skal tilbageleveres rent – vasket i varmt vand og opvaskemiddel. Det er uanset om udstyret har været brugt eller ej. Opbevares udstyret i plastkasser, så skal de også vaskes af. For at undgå råd og mug skal alt køkkenudstyr i træ have lov til at tørre helt inden det pakkes i plastkasser.
HUSK AT intet køkkenudstyr i træ må maskinopvaskes.

Sørg for at være folk nok når i henter udstyret – så den lager-ansvarlige slipper for at slæbe for jer.

I den sidste ende er det vigtigst at huske: Sørg for at hjælpe den lager-ansvarlige så meget som muligt – f.eks. ved altid at holde aftaler og aflevere udstyret rengjort.


Forretningsorden for udlån af R/Rs udstyr

Det vigtigste er at alle aftaler der er indgået overholdes – også selv om vigtigere personer kommer og vil bruge det samme udstyr.

Alle tidsfrister er vejledende, og kan tilpasses situationen.
Som udgangspunkt kan arrangørgrupper reservere 12 måneder i forvejen. Medlemmer 6 måneder i forvejen. Og ikke-medlemmer kan booke 3 måneder i forvejen.

Grupper der gratis vil låne udstyr skal bestå af mindst 51% R/R medlemmer.

Det ansvarlige medlem for udlånet skal have været medlem i mindst 6 måneder for at kunne låne udstyr gratis.
(Hvis man var medlem året før skal man betale kontingent senest 31/3 for fortsat at tælle som medlem.)

Ikke-medlemmer betaler lejeprisen for udstyret. Halvdelen ved bookningen, og den anden halvdel ved udlevering af udstyret.

Ved leje af stort dyrt udstyr, kan blive opkrævet et depositum.

Lejepriser pr. dag forespørges hos den lageransvarlige. Ved flere dage falder prisen pr. dag. Man betaler kun for de dage man faktisk bruger udstyret.

I den sidste ende er det den lageransvarlige der afgører om man kan låne/leje udstyret. Den afgørelse vil bl.a. bygge på hans/hendes vurdering af om man kan overholde aftalen.

Hvis udstyr skal bruges til længere arrangementer, i store mængder, eller af fremmede til foreningen, skal bestyrelsen informeres – og deres reaktion afventes et par hverdage inden der indgås en aftale.

Det er den lager-ansvarliges opgave at sørge for at udstyret er i god stand og passende mængder. Til den opgave findes et budget på 3.000 kr pr år.
Beløbets størrelse vurderes og reguleres årligt. Større indkøb og reparationer forelægges bestyrelsen til separat bevilling.