| |
 |
| |||
|
|
Krav til scenarier og andre arrangementer i Ravnsholt/Reopos Bestyrelsen vil gerne opfordre til, og bakke op om, nye spændende arrangementer. Bestyrelsen vil også gerne give alle, nye som erfarne arrangører, mulighed for at lave arrangementer i Ravnsholt/Reopos - med alle de fordele og ulemper det giver. For at sikre at kvaliteten bliver som det er foreningens vision, har bestyrelsen formuleret et antal krav til arrangementer i Ravnsholt/Reopos. Kravene er meget generelle. Det er vores store håb og ønske at disse krav modtages i den ånd de er lavet nemlig som et arbejdsredskab for dig som arrangør og som hjælp til bestyrelsens arbejde for at sikre foreningens kvalitetsmærke. Kravene til arrangementer suppleres af Retningslinierne. Hvor kravene mest handler om godkendelsen af arrangementer, så handler retningslinierne mest om afviklingen af arrangementer. Grundlæggende Hovedarrangøreren eller flertallet af arrangører skal være medlem af foreningen. Alle arrangementer skal godkendes af bestyrelsen. Det er valgfrit for arrangører at betale for at deltage til eget arrangement. De skal dog altid betale for mad. Hvis de ønsker at blive fritaget for at betale for deltagelse, så skal det fremgå af det godkendte budget. Foreningen dækker ethvert underskud og modtager ethvert overskud for godkendte arrangementer. Godkendelse For at kunne få et arrangement godkendt skal arrangørgruppen fremlægge følgende:
Bestyrelsen kan dog på mindre grundlag lade en arrangørgruppe arbejde videre med forberedelserne. Men intet arrangement må annonceres uden bestyrelsens godkendelse. Budget Et budget for et arrangement bør indeholde et overslag over et realistisk deltagerantal hvor arrangementet giver et resultat på minimum 0,- Der skal altid være afsat mindst 10% til uforudsete udgifter. Budgettet bør fremlægges for foreningens kasserer under udarbejdelsen. Selv om foreningen dækker eventuelt underskud, så bør budgetter altid sigte efter at arrangementet giver overskud. Budgettet skal være offentligt tilgængeligt på arrangementets webside. Tidsplan Vi opfordre til at en tidsplan som minimum indeholde følgende punkter:
Der bør være rimelige tidsfrister til deltagerne - tilmelding, karakter, betaling. Organisation Generelt anbefales det at arrangørgruppen tildeles klare ansvarsområder, så ingen er i tvivl om hvem der skal udføre en konkret opgave. Der skal minimum udnævnes følgende poster:
Grundramme for historien og plotidé Mange forskellige genrer (fantasy, sci-fi, nutid etc.) kan godkendes, men grundrammen skal fremlægges for bestyrelsen for at sikre, at arrangementet passer ind i foreningens rammer. Dette sker bl.a. for at sikre at de aftaler foreningen har indgået med ophavsretsholdere overholdes - f.eks. aftalen med Jacob Lomholt, hvis scenariet foregår i Kzandor/Reopos. Lokationen Der skal som minimum snakkes med og evt. indhentes tilladelser fra: lokationens ejer, politi og brandvæsen. Desuden anbefales det at snakke med naboerne, så man ikke senere vil få problemer med at de ikke ved hvad der foregår. Tilladelsernes originaler skal altid være tilstede hos arrangørerne under arrangementet. Der skal tage kopier af alle tilladelser, som afleveres til bestyrelsen. Kommunikation Det skal gøres klart for deltagerne hvad visionen er for arrangementet. Det kan f.eks. gøres ved hjælp af følgende spørgsmål:
Det er vigtigt at have klare og tilgængelige kommunikationsformer. Når deltagere sender arrangørgruppen et spørgsmål, så bør det besvares hurtigst muligt. Hvis et spørgsmål kræver længere behandling, så bør spørgeren informeres herom. (Det er en god ide at have en svartid på max et par hverdage) Læs mere om kommunikation i artiklen "Kommunikation - hvordan du beskriver dit scenarie". Praktiske ting (lokumer, sovemuligheder og mad) Det kan aldrig siges for tit: sørg for at folk kan spise, sove og skide - så kan du slippe afsted med det meste andet. Hvis folks deltagernes fysiske behov ikke er opfyldt vil deres accept af andre problemer være meget lille. Det bør tænkes over hvordan man søger for mad til alle spillere på en gang, evt. med et madhold/catering. Kort til skadestue skal være i alle arrangørernes biler og i "plot-hytten" under arrangementet. Førstehjælp I alle arrangørgrupper skal være mindst en, og helst to, personer, som har skillpoints i førstehjælp. Det kan være ved et gyldigt førstehjælpsbevis, ved at være praktiserende læge eller sygeplejerske eller noget lignende. Foreningen betaler som udgangspunkt halvdelen af udgiften til arrangørers førstehjælpskurser. Hvis der i en nyoprettet arrangørgruppe ikke er en person, som har et gyldigt førstehjælpsbevis på afviklingstidspunktet, så betaler foreningen fuldt ud et førstehjælpskursus for een af arrangørerne i denne arrangørgruppe. Regnskab Regnskab for arrangementet skal afleveres senest 3 uger efter arrangementets afslutning. Regnskabet skal indeholde samtlige bilag - hvis der ikke er bilag på en udgift, så godtgøres udgiften som udgangspunkt ikke. Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 6. oktober 2003. Krav om førstehjælpsbevis besluttet på bestyrelsesmødet d. 2. november 2004. Krav om børneattester besluttet på bestyrelsesmødet d. 3. februar 2009. Revideret og forenklet på generalforsamling d. 13. januar 2013 | |||
 |
|
