Foreningen Kontakt Bestyrelsen og GF Kulturkasernen Vedtægter Medlemsliste Bliv medlem Aktiviteter Kalenderen Den nye Verden Gorr Con Onsdags-Orkerier R/R på facebook Tidligere arr. Retningslinier Krav til arrangement Børneattester Sikkerhedskrav Udstyr Udstyrsliste Salg af t-shirts Ressourcer Debatten Gallerier Sangbog Gratis scenarier Download Links Søgning DGI		Referat af Bestyrelsesmøde fredag d. 1. April 2011 Mødested: Kulturkasernen, Mødelokalet Tidspunkt: kl 20-22 Fremmødte: Pierre Husted, Kim Larsen, Lars Gutjak Poulsen, Eli Svensmark, Dan Thrane Hansen, Vibeke Skjeldmose, Martin (og 3 kommende med-arrangører), Flemming Kaaber (kl 21:15). Afbud: Lars Smith. Formalia 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: Eli; Referent: Pierre 2. Godkendelse af dagsorden Tilføjet to punkter: 11A. Ny kampagne - Martins arrangørgruppe 11B. Ny kampagne - Vibekes nye arrangørgruppe 3. Godkendelse af tidligere referat Ønske fra Eli om mere fokus på hvad der bliver aftalt. Og på at få noteret de endelige aftaler i referatet. Ellers OK. Nyt fra poster 4. Nyt fra Formanden 1. Respons på mails Det er alt for dårligt at folk stadig ikke svarer på mails. Den aftalte responstid er 2 arbejdsdage. Man behøver ikke svare med et endeligt svar, eller have gennemtænkt alt - men man skal i det mindste svare, at man har modtaget mailen. 5. Nyt fra Kasseren Kassereren har meldt afbud p.g.a. sygdom. 1. Konto i Jyske Bank - Status Pierre har sat det igang som aftalt. FIK-kort er bestilt og forventes at komme omkring d. 10. april. Kim har fået kort, men ellers ikke noget (bruger ikke selv Jyske Bank). Eli og Pierre kan se kontoen i deres Jyskenetbank. Gutjak og Martin har ikke fået noget (og bruger ikke selv Jyske Bank). Pierre og Kim lavet brev til banken om at de gerne må overføre vores penge fra Danske. 2. Kontakt til Kasseren Det forventes ikke at kontakten til kassereren bliver bedre. Kim tager på sygebesøg og snakker med Lars om det. 3. Kontingentopkrævning for 2011 Når FIK-kortene kommer, så bliver det sat igang. 4. Opdateret medlemsliste Sker efter 5.3. 5. Medlemskab ved gæld til foreningen Beslutning: Al gæld til foreningen skal betales inden man kan blive medlem. 6. Nyt fra Kasernerådet (Indbudt Dan) 1. Kontakt til vores repræsentant Der er en masse kommunikationsproblemer internt i Kasernerådet. Alle har ikke alles mail-adresser, og der er ingen fælles mailingliste. Så nogle gange får de relevante ikke informationerne. Beslutning: R/R tilbyder kasernerådet at oprette email-domæne hvorpå der kan hostes en mailingliste for alle Kasernerådsmedlemmerne. 7. Nyt fra Lageransvarlig Vi har fået vores første kunde: Steffen fra Høng-crewet har bestilt udstyr til La kune Vita. Kommende/Mulige arrangementer 8. Åbnet Hus - evaluering Det var hyggeligt. Godt med masser af god PR. Der er lang tid til næste. Forventer at det bliver en lørdag næste gang. 9. Sommerferieaktiviteter - status Der bør vi lave noget!!! Desværre var der en misforståelse efter sidste møde om hvem der stod med ansvaret for det. Derfor kan vi nok ikke få økonomisk støtte. Beslutning: Vi laver noget alligevel, hvis nogen gider at stå for det. Så må vi selv betale. Arrangement 1: Vibeke er chef, Dan er hjælper, Eli kan hjælpe hvis det er i uge 26 efter kl 15. Noget om tegneserier. Tegn dine egne tegneserier. Vibeke laver papirerne og sender dem omkring Dan. Arrangement 2: Martin er chef (har fået videresendt mail om SA). Martin laver papirerne og sender dem omkring bestyrelsen. Beslutning: Martin indkøber 10 Ready-for-Battle våben. Må max bruge 2.500,- For begge arrangementer: Der skal sendes svar til bestyrelsen senest 10/4-11, så vi kan se det i gennem. 10. Onsdags-Orker – status/evaluering Alt er OK! Den ene gruppe sidder indimellem og spiller computer eller bare hygger i stedet for at spille D&D. Og det er jo fantastisk, at de kommer på KK for at hygge. 11. Battleday – status/evaluering Battleday er afgået ved døden. Deltagerne ville gerne have noget mere - noget hvor de fik en rigtig karakter. Vibeke arbejder på nyt projekt i ny arrangørgruppe. Pierre skal sørge for at fjerne det fra websiden. 11A. Ny kampagne - Martins arrangørgruppe Husk at alle arrangører skal være medlemmer. Hvis bare de melder sig ind, så er det kassererens problem at de ikke har betalt kontingent - de tæller som medlemmer, så snart de har meldt sig ind. Der arbejdes på beskrivelse og budget. Det der skal sendes til bestyrelsen er alt andet end plot. Plottet skal bestyrelsen kun vide i samme grad som almindelige deltagere (en kort intro og lidt tekst om genre og stil). Målgruppen er 12-18 år. Forventer at have en spilgang om måneden. Overtager LL/Battledays 1. lørdag. Pierre: Det vigtigste er at i synes det er sjovt at arrangere. Så holder i længere. Gruppen: Vi er der primært for deltagernes skyld. Vil bruge eget regelsystem. Opfordret til at få inspiration i R/Rs gamle regelsystemer. Arrangørgruppen er Martin og 3 mere (referenten fik desværre ikke fat i navnene). 3 i gruppen har førstehjælpsbevis. Note: Gruppen skal have hjælp til at lave ansøgninger til kommunen og info-brev til politiet. Status: Bestyrelsen afventer beskrivelse og budget. 11B. Ny kampagne - Vibekes nye arrangørgruppe Vil gerne starte i maj eller juni (juni mest realistisk). Månedlig kampagne. Spille sidste søndag. Vil starte småt med de 3 første arrangementer. Vil sørge for at der er erfarne folk, som laver en masse spil til disse tre første spilgange. Lave opbygningen af plot og organisation, så begge nemt kan udvides til større deltagerantal. Vil anvende regelsystem skrevet af Tommy fra Ravneborg. Arrangørgruppen er Vibeke Skjeldmose, Flemming Kaaber og de hverver en mere. Gruppen får info om hvilke krav der er til dem. Bl.a. at en af dem skal have førstehjælpsbevis. Note: Gruppen skal have hjælp til at lave ansøgninger til kommunen og info-brev til politiet. Status: Bestyrelsen afventer beskrivelse og budget. 12. Druknet Hest Ingen tilslutning. Droppet af Kim. Gutjak vil gerne arrangere en hyggeweekend hos hans forældre (hvor vores borde også er opbevaret). Noget med at reparere borde og bænke og bagefter hygge. Gutjak finder en dato i juni. Der vil være mulighed for overnatning. 13. GorrCon - status Intet nyt. Webside rettet, så forkerte datoer (og tilmelding) er væk. Der bliver ingen tilmelding. Folk møder bare op, og betaler i døren. 14. Tur til Sensommerdrømme sammen med Høng Crewet - status Denner er usikker på om der sker noget. Meget naturligt, da flere R/R medlemmer er i andre grupper. Det var de allerede inden R/R-Høng-tuen blev aftalt. Kim snakker med Denner om det. Vibeke og Svensmarks vil gerne med. De tager selv kontakt til Denner. 15. Tur til Legendernes Verden III - status Skal spille KRO. Har ikke søgt om bevilling endnu. Gør det snarest. Lige nu er der 17 på holdet (inkl 2, som kun overnatter i lejren). 16. Kamparena ved skt. Nikolaj Kirken søndag d. 1/5 Enighed om at det lyder rigtig spændende. Vi mangler dog kontakt-info. Kims kontakt-info er givet videre til kirken. Beslutning: Vi afventer at de kontakter Kim. 17. Holbæk Middelalderdage Ny forening er stiftet med formål at arrangere markedet. Bestyrelsen primært Valdemars Kompagni folk. Kim er dog med som suppleant. Planen er at holde et marked i 2012. Markedet skal efter planen have afdelinger med forskellige temaer: Rollespil, Vikingetid, Middelalder, etc. Medlemskab af foreningen koster 100,- pr år (indtil oktober). Det er et krav at folk er medlemmer, for at være med til at arrangere markedet. De vil meget gerne samarbejde med andre foreninger - f.eks. R/R. 18. Event i Sommerland Sjælland Pierre haft kort snak med Steen fra Sommerland om at lave et weekendarrangement i Sommerland. Det lyder spændende, men vi har ikke folk nok til at løfte opgaven. Vibeke overvejer om hun vil stå for det. Pierre undersøger økonomi. Er det penge til løn, penge til R/R. Diverse 19. Ny hjemmeside 1. De vigtigste funktioner (need-to-have, nice-to-have) NEED-TO-HAVE: - Brugervenlig admin. - Hvem er R/R? Hvad laver R/R. - Gallerier (ikke nødvendigvis alle 13.000 billeder) - Een bruger til alt. - Debatforum. - Kalender. - Bliv medlem. NICE-TO-HAVE - Image-tagging (facebook-style). - Tilmelding til kampagner med karakterbygger, dagbøger. 2. Overføre / omskrive /genskrive tekster Kim og Gutjak hjælper med at renskrive og overføre tekster. 20. Brugerindragelse i arrangementer og bestyrelsesarbejdet Kort snak om emnet. Enighed om at vi skal inddrage brugerne så meget det er praktisk muligt. 21. Gaskøleskab til foreningen Beslutning: Pierre indkøber et gas-køleskab for foreningen. Udgangspunkt er modellen RGE 2000. Køber samtidig 2 gasblus til madlavning. 22. Reperation af foreningens trailer - status Ordnet. Endelig!! Den har fået nyt næsehjul og nyt stik. 23. PR Gruppe Opdateret folder kommer. 24. Åbent punkt Budding. DN samler affald søndag. Meget sen information fra dem. Hest. Den der salter sit svin får bedre bacon.