Referat af bestyrelsesmøde 08/05-2007
Til stede: Isabella Johansen, Dan Hansen, Paw Petersen, Martin Alring, Erik Ingersen, Michael Jensen og Mikkel Lund
1) Formalia
Valg af ordstyrer og referent: Erik
2) Projekter i gang
TT's kiosk: Der bliver ikke gjort kasseoptælling ofte nok. Hvis der skal sælges noget til TT, vil vi have at der månedligt bliver talt kasse op, overført penge til banken og afleveret bilag til Paw. Ansvarlig for at informere TT-gruppen: Paw
Guld(h)ænder: Ikke så meget nyt. Martin og Valstadspræsten uden hammer (Andreas) vil gerne. Vi skal også have en voksen, eller i det mindste en myndig.
Småændringer i Haevens budget. Rettet en lille fejl. 88 deltagere indtil videre.
Solens Land: Vi deltog med et par få styker og vi gjorde et godt indtryyk og kom i nogle aviser. Havde ikke overskud til andet fra bestyrelsens side.
Arrangørværktøjskassen: Guldhænder har prøvet den af og syntes det er fedt. Der mangler kakaopulver og kalligrafitudser.
Byggeprojektet: de er gået i gang med at bygge noget. De har ikke noget oplysningsmateriale endnu, men kommer med en dato hvor de gerne vil have hjælp.
3) Lageret
Tortugateltene: Kim C har foreslået et sted i Brøndby. Michael er på sagen. Der er kommet et brandhul i et af teltene. Vi aner ikke hvorfra. Meget nederen. Guldhænder lover at holde bedre øje. Martin siger at det ikke var der for to måneder siden.
Haeven-folkene skal bruge teltene 13. juli. Hvis de ikke kan nå at blive renset, må vi købe nogle nye.
Oprydning og hygge: Lagerfolkene prøver at finde en dato for oprydning. De fil gerne holde middag med lidt grillmad bagefter. Bare brug for 500kr til mad.
Foreningen skylder Søren et nyt bålfad, da det flækkede sidst til Guldhænder. Køb to, så vi har et selv.
Booking-regler: Lagerfolkene holder iss til de gamle regler, men overvejer at ændre lejen på lån fra 2-4% til noget højere. Vi vil gerne have det sat det op til 10% som udgangspunkt. Så kan vi altid snakke mængderabat og lignende.
Vi har i siden sidst købt: Industrisymaskinen fra LF, 4 Walkie-talkierere med headset.
Isabella har fundet en billig kostumemager til haeven. Hun ville gerne have at nogle af kostumerne blev finansieret af kforeningens penge i stedet for at komme fra haevens budget.
Bestyrelsen var enige om at monsterkostumer var en god investering, hvis de er fede og ikke alt for verdensspecifikke. De kan dog være besværlige at opbevare. Isabella skaffer skitser og sender dem til os, så vi lettere kan forholde os til dem.
4) Ideer til kommende arrangementer
Isabella vil gerne få nogle workshops op og stå, men mangler tid. Måske efter Haeven. Højest prioritet har en kokke-workshop, så vi har nogle der kan lave mad til mange menneser. Isabella laver et oplæg og håber nogen så vil arrangere det.
Daniel Worninger vil gerne lave en stille og rolig månedlig lørdag hvor der er mulighed for at hygge og spille rollespil i cirka 12 timer. Det skal være en forlængele af TT, hvor folk der bor lidt længere væk måske lettere kan komme med til.
Der skal ikke være noget deltagergebyr, for der er ingen udgifter. Alle er velkomne og der er ingen forhåndstilmelding. Det skal foregå 2. lørdag i hver måned. Daniel vil gerne stå som eneste arrangør og styre kontakt til deltagere, og kiosken, hvis han kan få et samarbejde med TT.
Bestyrelsen vurderer at en enkelt mand er nok til opgaven og godkender arraangementet. Daniel skriver noget tekst til Erik der smider det på nettet.
Larn Kampagne: Daniel Worninger vil også gerne lave en handels- og intrigeorienteret voksenkampagne 4 gange om året for 30-50 deltagere. Ideen er noget i retning af Syndens By, tilsat lidt uhygge. Han har en nørd til at lave et handelssystem.
Bestyrelsen vil gerne se en organisationsplan for den kommende arrangørgruppe, en tidsplan for afvikling og et budget.
Daniel: efterlyser 3-4 NPC'er til midnatsgarden/byvagten og en økonomiansvarlig.
WOD-kampagne: Kaaber vil gerne lave en WOD-kampagne inspireret af SAW-filmene. I første omgang foreslår vi ham at tale med de andre vi har kendskab til pusler med Vampire: Kim, Jane, Søren og Gutjak.
Kim C vil gerne have nogle medlemmer med til middelaldermarked. Vi foreslår ham at skrive det på forummet.
Gorrcon: Gurli er gået i stå. Vi vælger at forholde os afventende og se hvordan Daniels gaming-lørdage kommer til at forløbe. Hvis der er en der tager ideen op, er de selvfølgeligt velkomne. Isabella overvejer selv at gøre det til næste år.
R/R-marked: Isabella og Karina vil gerne forsøge igen, men det bliver ikke før til foråret.
Medlemsbrevet blev ikke til noget i forste forsøg på grund af manglende respons. Erik skriver en ny version.
Initiativaften: Dating for folk der går med arrangør i mavsen, hvor de kan hverve folk til deres ideer. Eventuelt laves sammen med en TT eller sådan noget. Vi tager den op til efteråret.
Michael er klar til at overtage posten som eventansvarlig. Erik skriver hans kontaktoplysninger ind på hjemmesiden.
5) Reklameudvalg
Det kunne være lækkert med foldere, visitkort og plakater til foreningen. Medlemsblad ville være fedt med tiden. Erik og Dan vil gerne lave en folder, visitkort og tilmeldingsblanket, men kommer til at arbejde langsomt. Erik vil gerne bistå med opsætning og korrektur hvis der er andre der har brug for hjælp til at lave noget materiale.
Alt PR-materiale skal godkendes af bestyrelsen, men lad dette være en opfordring til alle der sntes der mangler noget.
6) Eventuelt/verdensherredømme
Isabella: Kilder siger at Jyderup gerne vil samarbejde med os. Isabella og Michael leger delegation og taler med dem.
Isabella lover Dan [------] i [-----] senere.
Eli vil gerne leje kroteltet under en Guldhænder. Arrangørgruppen siger det ikke er noget problem.
Brandbekæmpelseskursus til arrangører: Torsdag 5/6. Fra ?? til ?? Koster 50 kr. Arrangører førsteret.
Isabella spørger om det er muligt at købe 1 ekstra tortugatelt lige meget hvordan det går med rensning. De mangler sovepladser til Haeven. bestyrelsen siger ja, men nu er vi vist ved at have nok pladser til overnatning på lager.
